Nhân viên nghỉ việc; khách là của tiệm

Nguyên tắc

Bài Giữ chân nhân viên: không cấm được khách đi theo thợ, nhưng giảm được rủi ro — khách là khách của tiệm: lịch hẹn, liên lạc, lịch sử dịch vụ nằm trên hệ thống của tiệm, không trên điện thoại riêng của ai. Bài Những thực tế riêng của ngành: thời điểm dễ mất người nhất (sau Tết) là lúc cần quy trình sẵn, không phải lúc mới nghĩ ra.

Một người nghỉ việc đúng cách: đăng nhập khoá ngay, lịch sắp tới có người nhận, lịch sử ở lại, tiền còn lại được trả đủ.

Tiệm hay sai ở đâu

Oanh báo nghỉ sau Tết. Lan xoá Oanh khỏi nhóm chat của tiệm, nhưng quên tài khoản Senha; một tuần sau Oanh vẫn đăng nhập được và vẫn có năm lịch hẹn tuần sau trên Lịch, không ai được giao. Danh sách khách quen của Oanh nằm trong điện thoại của Oanh, vì trước đây khách nhắn thẳng cho thợ. Lan mất hai ngày gọi lại từng khách. Phần còn thiếu không phải lòng tin, mà là một quy trình.

Làm trong Senha

Tạm nghỉ hay nghỉ việc

• Tạm nghỉ (nghỉ dài ngày rồi quay lại): trong hồ sơ, tắt Đang nhận khách. Người đó không hiện trong danh sách chọn thợ, lịch đã có vẫn giữ. Người tạm nghỉ là Tư vấn viên đang phụ trách khách thì hồ sơ hỏi thêm: Để nguyên (khách chờ người đó đi làm lại, lễ tân lo lịch hẹn trong lúc này) hoặc Giao tạm cho một Tư vấn viên khác. Khi bật lại Đang nhận khách, hồ sơ hỏi "… khách của … đang giao tạm cho … — trả lại?"; khách nào đã được giao cho người khác trong lúc đó thì giữ nguyên.
• Nghỉ việc: ở Nhân viên (nhóm Vận hành), bấm vào người đó để mở khung chi tiết, bấm ⋯ ở cuối khung → Cho nghỉ việc, rồi bấm Cho nghỉ việc trong hộp xác nhận (Để nguyên là thôi; với Tư vấn viên đang phụ trách khách, nút thôi ghi Chưa cho nghỉ). Đăng nhập bị khoá ngay; lịch sử làm việc và hoa hồng chưa trả vẫn giữ nguyên. Người đó chuyển sang thẻ Đã nghỉ việc.

Người nghỉ là Tư vấn viên đang phụ trách khách thì hộp xác nhận ghi "Còn … khách đang giao cho …" và hỏi chọn một trong ba: Giao cho một Tư vấn viên khác, Để chưa giao, hoặc Để nguyên (khách vẫn ghi tên người đã nghỉ nhưng không còn ai chăm sóc). Chưa chọn thì nút Cho nghỉ việc chưa bấm được; khách được chuyển cùng lúc với việc cho nghỉ. Bên dưới là mục Cần để ý khi bàn giao: bao nhiêu khách có lịch hẹn sắp tới, còn buổi trong gói hoặc thẻ (và bao nhiêu gói hoặc thẻ hết hạn trong 30 ngày), còn tiền trong thẻ hoặc còn nợ, đến trong 60 ngày qua mà chưa có lịch hẹn mới. Bấm từng dòng để mở đúng những khách đó trong Khách — người nhận khách gọi những khách này trước.

Senha không tự chuyển lịch hẹn sắp tới. Hộp xác nhận báo còn bao nhiêu lịch (ví dụ "Còn 1 lịch hẹn sắp tới — chuyển cho thợ khác trong Lịch"), kèm đường dẫn mở Lịch của người đó; chuyển từng lịch cho người khác trước hoặc ngay sau khi cho nghỉ (cả một ngày thì dùng Chuyển cả ngày ở bài Lịch làm việc tuần, xin nghỉ, thợ nghỉ đột xuất của khoá Cơ bản). Người quay lại thì Khôi phục, rồi Mở lại đăng nhập. Dòng của chủ tiệm không có Cho nghỉ việc.

Quyết toán

1. Nhân viên nghỉ việc: Quyết toán nghỉ việc — Người đã nghỉ vẫn nằm trong Bảng lương, ghi Đã nghỉ việc. Oanh vừa nghỉ việc: bấm tên → Quyết toán nghỉ việc chốt riêng phiếu của Oanh, không chờ hết tháng — hoa hồng 6.505.757đ, thực trả 6.505.757đ, chưa trả khoản nào. Ô trên cùng vẫn ghi Tháng đang chạy, kèm dòng "1 người nghỉ việc đã quyết toán. Những người còn lại hết tháng mới chốt được — đến lúc đó số vẫn còn đổi."; tháng đang chạy thì không có Mở lại tháng. Trả xong thì bấm Ghi đã trả.

Quyết toán nghỉ việc có trên mọi gói. Tiệm có tiện ích Bảng lương (gói Phát triển trở lên) thì làm trên Bảng lương như dưới đây; không có Bảng lương thì làm ở Báo cáo → Hoa hồng, trên dòng của người nghỉ. Sau khi cho nghỉ, người đó vẫn có dòng trên Bảng lương của tháng đang chạy, ghi Đã nghỉ việc, nếu còn lương hoặc hoa hồng phải trả (lương cố định tính đến ngày nghỉ). Mở dòng đó và bấm Quyết toán nghỉ việc — không cần chờ hết tháng. Hộp xác nhận ghi "Chốt sớm tháng … — tháng cuối của" người đó, có ô Ghi chú không bắt buộc, và hai nút Quay lại / Quyết toán nghỉ việc. Quyết toán chỉ chốt dòng của người nghỉ; tháng vẫn chạy cho những người còn lại và được chốt như thường vào cuối tháng. Ô trạng thái trên Bảng lương vẫn ghi Tháng đang chạy, kèm dòng "1 người nghỉ việc đã quyết toán. Những người còn lại hết tháng mới chốt được…", và không có Mở lại tháng (quyết toán nhầm thì mở lại từ phiếu lương của chính người đó). Sau đó trả phần còn lại bằng Ghi đã trả trên dòng của người đó. Tạm ứng còn mở được trừ vào phiếu; người không còn khoản nào phải trả thì không có dòng, vì không có gì để quyết toán. Không có Bảng lương thì bấm Quyết toán nghỉ việc rồi Ghi đã trả ở Báo cáo → Hoa hồng.

Nếu khoản thu hồi (bài Chốt tháng, tạm ứng, phiếu lương của khoá Cơ bản) còn lại sau lần trả cuối, phiếu ghi người đó còn nợ bao nhiêu; chủ tiệm chọn Xoá nợ (tiệm không đòi) hoặc Thoả thuận trả lại. Hoàn tiền hay trả hàng đến sau khi đã quyết toán hiện ở Điều chỉnh sau quyết toán; bấm Quyết toán bổ sung để chốt các khoản đó.

Khách là của tiệm

• Tài khoản vai trò thợ (ghi Thợ hay KTV theo cách gọi tiệm chọn trong Cài đặt nhân sự) chỉ thấy số điện thoại khách dạng che (•••• 6789) và không thấy email. Lễ tân, thu ngân, quản lý và chủ tiệm thấy đủ.
• Lịch sử khách, ghi chú, gói còn lại thuộc về tiệm và ở lại sau khi người làm dịch vụ nghỉ.
• Ở Khách, chủ tiệm và quản lý có mục lọc Chưa giao: khách chưa có Tư vấn viên phụ trách, hoặc Tư vấn viên cũ đã nghỉ hay bị khoá đăng nhập (cột Tư vấn viên ghi thêm "cần giao lại"). Chọn các khách đó rồi dùng Giao cho để giao lại.
• Chủ tiệm có thể tải toàn bộ dữ liệu tiệm ở Cài đặt → Xuất dữ liệu, nút Tạo file sao lưu. File có số điện thoại của mọi khách — giữ cẩn thận.

Làm thử trên tiệm

Làm trên tiệm của mình, hoặc trên tiệm dùng thử 14 ngày:

• Không còn ai đã nghỉ mà vẫn ở thẻ Đang làm hoặc vẫn đăng nhập được.
• Không còn lịch hẹn sắp tới nào gán cho người đã nghỉ.
• Mục Chưa giao ở Khách không còn khách nào của Tư vấn viên đã nghỉ.
• Thợ làm dịch vụ có vai trò Thợ (hay KTV), không phải vai trò thấy đủ số điện thoại khách.
• Viết ba bước nghỉ việc của tiệm (khoá đăng nhập, chuyển lịch, quyết toán) vào nội quy.

Tình huống

Lan bấm Cho nghỉ việc cho Oanh. Hộp xác nhận báo Oanh còn năm lịch hẹn sắp tới. Lan nghĩ Senha sẽ tự chia năm lịch đó cho người khác, nên xác nhận rồi đóng máy.

Cách xử lý đúng: Senha không tự chuyển lịch hẹn sắp tới. Đăng nhập của Oanh khoá ngay, lịch sử làm việc và hoa hồng chưa trả vẫn giữ nguyên, nhưng năm lịch phải được chuyển từng lịch cho người khác trên Lịch, trước hoặc ngay sau khi cho nghỉ. Xong thì kiểm tra lại: không còn lịch hẹn sắp tới nào gán cho Oanh.

Theo dõi bằng số nào

Thẻ Đã nghỉ việc trong Nhân viên: mỗi người ở đó đã quyết toán và đã ghi đã trả phần còn lại. Ba tháng sau khi một thợ nghỉ, tìm vài khách quen của người đó trong danh sách khách: khách vẫn đặt lịch ở tiệm là dấu hiệu "khách là của tiệm" đang đúng.