Quản lý lịch hẹn, khách vãng lai và kho vật tư

Thứ Bảy, lịch kín đến 15h. Lúc 13h có ba khách vãng lai bước vào cùng lúc, một khách hẹn 13h30 đến sớm, và chai dung dịch khử khuẩn vừa hết. Lịch hẹn và kho vật tư là "mạch máu" của vận hành hằng ngày: có quy tắc thì những lúc như vậy không thành hỗn loạn.

Nội dung

Quy tắc lịch hẹn

• Một nơi duy nhất để quản lý lịch (phần mềm hoặc sổ lịch chung), không để mỗi thợ giữ lịch riêng trên điện thoại.
• Nhắc lịch trước 1 ngày qua Zalo/SMS; khách không phản hồi thì gọi xác nhận.
• Chính sách khách đến trễ: ví dụ trễ quá 15 phút có thể phải rút gọn dịch vụ hoặc dời lịch nếu ảnh hưởng khách sau. Thông báo chính sách này khi khách đặt lịch.
• Chính sách huỷ/không đến: khuyến khích báo huỷ trước; với khách nhiều lần không đến, có thể yêu cầu đặt cọc cho lần sau. Áp dụng mềm mỏng, nhất quán.
• Khung giờ đệm: chừa 5–10 phút giữa các lịch để vệ sinh bàn, dụng cụ.

Khách vãng lai (khách đến không hẹn trước)

Nhiều tiệm nail nhận phần lớn khách vãng lai. Quy trình tốt giúp không mất khách và không làm trễ khách đã hẹn:

1. Chào ngay và kiểm tra lịch trên hệ thống chung.
2. Báo thời gian chờ thật, không nói "một chút thôi" khi còn 40 phút.
3. Ghi tên, số điện thoại vào danh sách chờ trên hệ thống, không chỉ nhớ trong đầu.
4. Đưa lựa chọn: ngồi chờ (mời nước, wifi), đi đâu đó rồi quay lại (nhắn tin khi sắp đến lượt), hoặc đặt lịch khung giờ khác.
5. Ưu tiên đúng thứ tự: khách đã hẹn trước đến đúng giờ được phục vụ trước; khách vãng lai theo thứ tự đến.
6. Ghi nhận mọi lượt vãng lai vào hệ thống như khách đặt lịch, để tính đúng tỷ lệ lấp đầy và doanh thu (Module 10).
7. Biến khách vãng lai thành khách hẹn trước: cuối lượt, mời khách lưu số điện thoại và đặt lịch lần sau (bước 8, Bài 8.2).

Mẹo: Theo dõi khung giờ nào khách vãng lai đến nhiều để xếp thêm người trực, và giữ lại một phần lịch trống cho khách vãng lai vào những khung giờ đó.

Quản lý kho vật tư

• Danh mục vật tư với đơn vị tính, nhà cung cấp, giá mua.
• Định mức sử dụng: mỗi dịch vụ dùng bao nhiêu (liên kết với bảng giá vốn Module 6).
• Điểm đặt hàng lại: mức tồn kho tối thiểu, khi xuống dưới mức này thì đặt hàng. Ví dụ: "Còn 5 chai dung dịch khử khuẩn thì đặt thêm."
• Kiểm kho định kỳ (mỗi tuần hoặc mỗi tháng); so sánh lượng dùng thực tế với định mức để phát hiện hao hụt.
• Nhập trước, dùng trước; kiểm tra hạn sử dụng; hoá chất cất đúng tủ (Module 4).

Tóm lại

Ghi chép lịch hẹn và kho vật tư đều đặn là thứ cho phép ra quyết định bằng số liệu ở Module 10.

Việc làm ngay

Viết chính sách khách đến trễ, huỷ lịch và không đến, bằng lời lẽ lịch sự để gửi khách khi đặt lịch. Sau đó chọn năm vật tư dùng nhiều nhất và đặt điểm đặt hàng lại cho từng món.