Checklist 90 ngày trước khai trương

Chín mươi ngày nghe như nhiều. Trừ đi thời gian chờ giấy tờ và thời gian thi công, phần thật sự linh hoạt chỉ còn vài tuần — và có những việc phải bắt đầu từ tuần đầu tiên vì chúng phụ thuộc vào người khác.

Nội dung

Nguyên tắc sắp xếp

• Việc không thể đảo ngược và mất nhiều thời gian làm trước: vốn, mặt bằng, hợp đồng thuê, pháp lý, thi công.
• Việc phụ thuộc vào việc khác làm sau: tuyển thợ sau khi chốt mặt bằng; in ấn sau khi kiểm tra tên thương hiệu.
• Luôn chừa 2 tuần dự phòng vì thi công và thủ tục hay chậm.

Ngày −90 đến −75: Chốt nền tảng

• Hoàn thành file Excel tài chính, chạy đủ 3 kịch bản (Module 3)
• Chốt nguồn vốn: tự có, vay, góp vốn có văn bản thoả thuận (Module 1, 3)
• Chốt mô hình, khách mục tiêu, USP, câu định vị (Module 1, 2)
• Tra cứu tên thương hiệu, tên hộ kinh doanh; cân nhắc đăng ký nhãn hiệu (Module 2, 4)

Ngày −75 đến −60: Mặt bằng và pháp lý

• Chấm điểm và chọn mặt bằng (Module 5)
• Luật sư đọc hợp đồng thuê, kiểm tra 10 điều khoản; ký hợp đồng (Module 4)
• Hỏi Công an xã/phường về yêu cầu PCCC trước khi thi công; hỏi về giấy chứng nhận an ninh trật tự nếu có massage (Module 4)
• Nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh với đúng mã ngành (Module 4)

Ngày −60 đến −40: Thi công và mua sắm

• Chốt sơ đồ mặt bằng, luồng khách, vị trí thông gió, ống thải (Module 5)
• Xin ít nhất 3 báo giá thi công; ký hợp đồng thi công có tiến độ
• Đặt mua thiết bị nhóm "bắt buộc"; chọn 2 nhà cung cấp vật tư chính (Module 5)
• Thiết kế logo, bảng hiệu, menu theo mood board (Module 2, 6)
• Tạo hồ sơ Google Maps, fanpage, TikTok, Zalo của tiệm (Module 9)
• Bắt đầu đăng nội dung hậu trường (Module 9)

Ngày −40 đến −21: Con người và quy trình

• Đăng tin tuyển dụng có cách tính thu nhập rõ ràng (Module 7)
• Kiểm tra tay nghề, phỏng vấn, ký hợp đồng lao động (Module 7)
• Viết 3 SOP đầu tiên, checklist vệ sinh, chính sách lịch hẹn, quy trình khách vãng lai (Module 8)
• Soạn phiếu tư vấn khách hàng có mục chống chỉ định; nhờ người có chuyên môn y tế rà soát (Module 8)
• Viết chính sách tip, nội quy về làm riêng và bảo mật thông tin khách; nếu khai trương gần Tết, lập kế hoạch nhân sự Tết (Module 7)
• Thiết lập quy tắc kiểm soát thất thoát: mọi dịch vụ ghi vào hệ thống, mọi thanh toán vào tài khoản tiệm, ai được huỷ/giảm giá (Module 10)
• Lập bảng xếp ca đúng luật: không quá 8 giờ/ngày, 48 giờ/tuần, có ngày nghỉ tuần; lịch ngày lễ, phép năm (Module 7)
• Chuẩn bị tủ sơ cứu, hộp đựng vật sắc nhọn; ít nhất một người mỗi ca biết sơ cứu (Module 8)
• Hỏi kế toán: ngưỡng doanh thu áp dụng cho tiệm, cách kê khai tiền thẻ trả trước, kê khai thuế, hoá đơn, BHXH (Module 4)
• Chọn phần mềm quản lý hoặc chuẩn bị hệ thống sổ sách (Module 10)
• Mở tài khoản ngân hàng riêng của tiệm, tạo mã QR thanh toán (Module 3)

Ngày −21 đến −7: Hoàn thiện và chạy thử

• Nghiệm thu thi công; kiểm tra điện, nước, thông gió, bình chữa cháy, lối thoát nạn
• Nhập vật tư đầu kỳ; sắp xếp kho, tủ hoá chất (Module 4, 8)
• Hội nhập 7 ngày cho nhân viên (Module 7)
• Chụp ảnh thật tiệm và đội ngũ, cập nhật lên các kênh (Module 9)
• Chuẩn bị bộ tin nhắn chăm sóc khách, phiếu tư vấn có mục xin đồng ý (Module 8, 9)
• Khai trương thử 2–3 ngày với nhóm nhỏ; thu góp ý, sửa SOP (Module 9)

Ngày −7 đến 0: Sẵn sàng

• Hoàn tất giấy tờ pháp lý cần có trước khi hoạt động
• Mời khách đặt lịch tuần khai trương; chuẩn bị ưu đãi có điều kiện (Module 9)
• Dán số khách hoà vốn mỗi ngày tại quầy (Module 3)
• Chuẩn bị bảng KPI tuần đầu (Module 10)
• Nghỉ ngơi một ngày trước khai trương

Sau khai trương, nếu có massage

• Trong 05 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động: gửi thông báo kèm bản sao Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự cho Công an xã/phường.
• Trong 20 ngày: nộp danh sách người làm việc và tài liệu liên quan (Module 4).

Tóm lại

Dán checklist lên tường, đánh dấu từng việc đã xong. Mỗi tuần dành 30 phút xem lại tiến độ và điều chỉnh.

Việc làm ngay

Điền checklist 90 ngày với ngày khai trương dự kiến: ghi ngày cụ thể và người phụ trách cho từng việc, và chừa 2 tuần dự phòng. Tô đậm những việc phụ thuộc người khác (chủ nhà, cơ quan chức năng, đơn vị thi công) — đó là những việc phải gọi điện trong tuần này.