Kiểm soát thất thoát tiền và vật tư

Tiệm có thể đông khách, giá hợp lý, chi phí hợp lý mà vẫn không có lãi, vì tiền và vật tư "rò rỉ" mỗi ngày. Thất thoát thường không đến từ một vụ lớn, mà từ nhiều khoản nhỏ lặp lại — và thường chỉ phát hiện được khi đối chiếu số liệu.

Nội dung

Năm hình thức thất thoát thường gặp

Hình thức	Dấu hiệu
Nhận tiền vào tài khoản cá nhân (khách chuyển khoản cho thợ thay vì cho tiệm)	Doanh thu ghi nhận thấp hơn lượng khách quan sát được
Làm dịch vụ không ghi hoá đơn hoặc ghi dịch vụ rẻ hơn dịch vụ thực tế	Vật tư dùng nhiều hơn định mức so với số dịch vụ ghi nhận
Làm riêng cho khách của tiệm (tại nhà khách, ngoài giờ)	Khách quen giảm dần tần suất; thợ ít nhận khách chỉ định tại tiệm
Giảm giá, huỷ hoá đơn, miễn phí không có lý do	Số lượng hoá đơn bị huỷ, giảm giá tăng bất thường ở một người
Mất vật tư, sản phẩm bán lẻ	Kiểm kho lệch với sổ; sản phẩm bán lẻ giảm mà không có doanh thu

Bảy biện pháp kiểm soát

1. Mọi dịch vụ đều ghi vào hệ thống trước khi làm (kể cả khách vãng lai, khách quen, người thân).
2. Mọi thanh toán vào tài khoản hoặc mã QR của tiệm; không dùng mã QR, tài khoản cá nhân của nhân viên; tip cũng đi qua tài khoản tiệm (Module 7).
3. Chỉ chủ hoặc quản lý được huỷ hoá đơn, giảm giá, tặng dịch vụ; mỗi lần phải ghi lý do.
4. Đối chiếu cuối ngày: số lượt khách trên lịch và hệ thống = số hoá đơn = tiền mặt + chuyển khoản (Bài 10.3).
5. Đối chiếu vật tư với định mức mỗi tuần hoặc mỗi tháng (Module 8): dùng vượt định mức nhiều là tín hiệu cần tìm hiểu.
6. Xem báo cáo huỷ, giảm giá theo từng người mỗi tuần.
7. Nội quy rõ ràng về làm riêng cho khách của tiệm, bảo mật thông tin khách hàng (Module 7), phổ biến ngay từ khi nhận việc.

Kiểm soát mà vẫn giữ được lòng tin

• Giải thích rằng quy trình áp dụng cho tất cả mọi người, kể cả chủ tiệm và người thân.
• Khi phát hiện bất thường, hỏi để hiểu trước, không kết luận vội; có thể chỉ là sai sót ghi chép.
• Thu nhập công bằng, minh bạch (Module 7) là cách phòng ngừa thất thoát tốt nhất.

Việc làm ngay

Viết nội quy thanh toán cho tiệm: mọi khoản thu vào tài khoản của tiệm, và chỉ chủ hoặc quản lý được huỷ hoá đơn, giảm giá, kèm lý do. Thêm dòng "Số hoá đơn huỷ/giảm giá theo người" vào bảng KPI hằng tuần ở Bài 10.1.